5 chyb při řízení týmu na dálku. Neděláte je také?

Přestože se koronavirová opatření postupně uvolňují, řada firem stále setrvává v režimu homeoffice. Zatímco pro některé firmy přechod na vzdálenou spolupráci nebyl problém, mnohé firmy s tímto novým uspořádáním stále bojují. Jakých chyb se při remote spolupráci vyvarovat?

1) Volba nesprávné platformy

Alfou a omegou efektivní spolupráce na dálku je měřitelnost pracovních výsledků. Existuje nespočet platforem, které umožňují přidělovat pracovní úkoly a evidovat, kolik práce za dané časové období (den, týden, měsíc) zaměstnanec udělal.

Tyto platformy by se daly zjednodušeně rozdělit na komunikační chaty (typu Slack nebo Telegram) nebo na platformy ve stylu projektového managementu (Trello, Jira, Confluence a další). Doporučujeme spíše druhý typ platforem, protože jsou mnohem přehlednější. Hromadné chaty jsou vhodné spíše jako komunikační prostředek, nikoliv způsob evidence práce (přestože to do jisté míry umožňují).

Pojďme se podívat na výhody a nevýhody jednotlivých platforem.

Trello

Tento přehledný organizační nástroj umožňuje rozdělit všechny pracovní úkoly do sloupců podle toho, v jaké fázi se úkol nachází – tzn. zda byl teprve zadán, pracuje se na něm, nebo už je hotový. Vychází z japonské metody Kanban, která se osvědčila například ve firmě Toyota. Jednotlivé úkoly si může zaměstnanec mezi sloupci posouvat. Trello je velmi jednoduché na ovládání, tudíž je velmi užitečné i pro technicky méně zdatné členy týmu. Pro větší přehlednost lze jednotlivé úkoly označovat různými barvami.

Používání Trella je zdarma.

Nevýhodou je nemožnost editovat komentáře pod úkolem – jakmile je nějaký napsán, nelze smazat. Dalším mínusem je omezené množství dat, které lze do Trella nahrát – tzn. nehodí se pro nahrávání obsáhlejších souborů.

Jira

Rovněž projektový nástroj Jira je založen na metodě Kanban, tzn. třídění úkolů do sloupců. Na rozdíl od Trella je Jira propracovanější a umožňuje vytvořit časovou posloupnost daného projektu a řízení postupně navazujících kroků, díky čemuž je vhodná pro řízení softwarových projektů a jiných technicky náročnějších profesí. Existuje zde více možností, jak s úkoly naložit a jak je reportovat.

Jira rovněž umožňuje vytvořit skutečně propracované grafy a statistiky, díky kterým může management získat větší přehled o práci týmů.

Výše zmíněná propracovanost se však může změnit v nevýhodu. Tato platforma nemusí být snadno pochopitelná pro všechny zaměstnance. Kvůli mnoha prvkům může být pomalejší, než Trello – třeba při práci s horší kvalitou Wi-Fi (které může zaměstnanec doma mít) nebo na starším počítači přetažení jednotlivých úkolů trvá poměrně dlouho a zaměstnanci může trvat i přes tři minuty, než se mu podaří úkol uchopit (někdy i opakovaně) a přetáhnout do dalšího sloupce.

Miro

Další variantou pro sledování zadaných, rozpracovaných a dokončených úkolů je Miro. Na této platformě vás zaujme její vizuální přívětivost. Hraje všemi barvami a při pohledu na ni budete mít pocit, jako byste se dívali na barevnou nástěnku plnou papírových lístečků. Umožňuje rovněž vytvářet časové a myšlenkové mapy, což se hodí při řízení časově náročnějších projektů.

Miro umožňuje nástěnky doplňovat nejrůznějšími nálepkami, trasami a fotografiemi, tudíž manažeři i zaměstnanci získají detailnější povědomí o tom, jak proces postupuje. Je vhodná pro projekty, jejichž výsledkem je nějaký viditelný výstup (například design výrobku).

Tyto vizuální možnosti však můžou pro některé typy projektů představovat nevýhodu a můžou dokonce působit přeplácaně. Někteří uživatelé si rovněž stěžují na obtížnější dohledatelnost historických změn.

Jak vybrat vhodnou platformu?

Na internetu najdete nespočet dalších nástrojů k evidenci pracovních výkonů, z nichž každá je vhodná pro jiný typ spolupráce. Na jaké prvky se při jejím výběru zaměřit?

  • Přiřazování priority. Při práci mimo kancelář můžou vznikat komunikační šumy ohledně toho, do jakého úkolu se pustit nejdříve. Pořiďte si tedy takovou platformu, která dokáže jednotlivé úkoly označovat podle stupně důležitosti.
  • Úroveň technických dovedností vašich zaměstnanců. Při volbě platformy se rovněž zamyslete nad technickou zdatností členů týmu. Příliš složitý manažerský nástroj by je mohl zdržovat od práce.

2) Nepřizpůsobení spolupráce osobnostem jednotlivých členů týmu

Mnozí personalisté nyní stojí před dilematem, zda homeoffice ještě nějakou dobu ponechat, či uspíšit návrat do kanceláře, anebo na remote přejít trvale. Toto rozhodnutí by rozhodně nemělo být plošné, ale mělo by se přizpůsobit jednotlivým členům týmu.

Existují lidé, kteří si bez každodenního docházení do práce nedokážou představit život. Naopak jiní zaměstnanci považují práci v kanceláři za rušivou a mnohem efektivnější jsou v tichu a pohodlí svého domova.

Právě proto je potřeba s členy týmu komunikovat a zeptat se jich na jejich preference. Díky tomu můžou podávat mnohem vyšší pracovní výkon díky tomu, že budou pracovat v prostředí, které jim vyhovuje.

Výhodou mnoha kancelářských prostor je jejich flexibilita – tzn. nemusíte si je pronajímat celoročně, ale třeba na pár hodin v týdnu. Vyzkoušejte například konfigurátor nemovitostí MEEET, na kterém si zadáte parametry vámi preferovaného kancelářského prostoru – tzn. jak často jej chcete využívat, jak velkou plochu by měl mít, možnosti parkování, atd. MEEET dokáže vaše představy přetavit v realitu.

3) Nejasně stanovené pravomoci

Pro úspěšné fungování remote spolupráce je potřeba si přesně stanovit, kdo je za co zodpovědný. Častou chybou totiž je, že manažer má snahu „řešit všechno.“ U homeoffice je navíc celá situace komplikovanější z toho důvodu, že v případě nejasností má zaměstnanec větší psychologickou bariéru zvednout telefon nebo napsat e-mail, než když se v kanceláři v krátkost zeptá na to, čemu nerozumí.

Neváhejte tudíž strávit nějaký čas nad sepsáním pravomocí či dokonce vypracováním rozhodovacích stromů (tzn. co má zaměstnanec udělat v jakém případě a na koho se obrátit pro pomoc). Tato časová investice se vám vrátí v podobě lépe fungujícího týmu, ve kterém si lidé nebudou přehazovat úkoly z jednoho na druhého.

4) Každodenní online meetingy

Mnozí manažeři jsou nesví z toho, že své lidi nevidí každý den a snaží se to napravit častými online videokonferencemi. V řadě firem se nyní stalo praxí, že v devět ráno se celý tým (v horších případech dokonce celá firma) sejde na Skype, kde si dopodrobna popíšou, kdo má co v plánu dělat. Tento meeting je mnohdy zakončen pompézním proslovem manažera týmu či majitele firmy.

Ruku na srdce – je to skutečně nutné? Zaměstnanci sice čas od času potřebují vidět tváře svých nadřízených i kolegů a probrat s nimi detaily spolupráce, ale každodenní hovory jsou mnohdy zbytečné.

Dejme tomu, že každé ráno takový hovor trvá zhruba 40 minut. Tzn. 40 minut neztratíte pouze vy, ale všichni členové týmu, tzn. kdyby se tento čas sečetl za všechny lidi, tak třeba v případě osmičlenného týmu za daný den přijdete o 320 minut. Za týden je to už 1600 minut a za měsíc součet všech ztracených minut přesáhne číslo 6 400, což je více než 13 ztracených hodin.

Online hovory jsou důležité, ale spíše je využívejte na řešení skutečných problémů – tzn. až se vyskytne nějaká překážka, využijte hovoru k vysvětlení a ujasnění detailů spolupráce. Online hovory jsou také ideální k předání feedbacku.

Pokud jste z možnosti nevidět každý den své zaměstnance nesví, využijte nástrojů, které nezaberou tolik času. Sestavte třeba anonymní dotazník o několika otázkách, který lidem jednou za týden pošlete a ve kterém budou moct vyjádřit svou míru spokojenosti či svá doporučení na zlepšení spolupráce. Pro tyto účely rovněž existují služby na zjištění míry angažovanosti jednotlivých členů týmu – například nástroj Happy at Work, který dokáže zjistit míru angažovanosti a spokojenost členů týmu.

5) Zanedbávání vzdělávání

Pod pojmem školení, seminář či kurz si většinou představíme místnost nabitou lidmi, kterým lektor předává nějakou užitečnou znalost. V období koronavirové pandemie řada manažerů upustila od vzdělávání svých zaměstnanců.

Což je obrovská škoda, protože právě teď je možné získat řadu online vzdělávacích kurzů s velkou slevou. Mnozí uznávaní lektoři přišli o část klientů, proto nabízí internetové kurzy za velmi příznivé ceny. Využijte toho a nakupte webináře, e-booky a další materiály od uznávaných expertů. Za pár měsíců je zřejmě zase budou prodávat za vyšší cenu.

Leave a Comment

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *